Contrassegnare i messaggi di posta elettronica per il follow-up

Contrassegnando i messaggi di posta elettronica, è possibile tenere traccia delle risposte ai messaggi inviati. È anche possibile assicurarsi di eseguire il follow-up dei messaggi ricevuti. In entrambi i casi, è possibile includere un avviso promemoria.  

Contrassegna per ricordare ai destinatari di eseguire il follow-up  

Quando è necessario avere una risposta immediata a un messaggio, usare un contrassegno per i destinatari.  

Suggerimento: Usare questa funzionalità con discrezione. È possibile che alcuni destinatari non apprezzino l'aggiunta di promemoria Outlook.  

1. Prima di selezionare Invia, nel gruppo Contrassegni della scheda Messaggio selezionare Completa e quindi selezionare Personalizzato.  
2. Selezionare Contrassegna per Destinatari.  
3. In Contrassegna per destinatari selezionare un contrassegno nell'elenco Contrassegna a.  
4. Per impostazione predefinita, l'attività è accompagnata da un promemoria. Per inviare un contrassegno senza un avviso promemoria, deselezionare la casella di controllo Promemoria.  

Il testo del contrassegno ricevuto dai destinatari viene visualizzato nel barra informazioni.  

Contrassegna per ricordarti di eseguire il follow-up  

Se è necessario completare un messaggio che si sta per inviare, impostare un promemoria per se stessi.  

1. Prima di selezionare Invia, nel gruppo Contrassegni della scheda Messaggio selezionare Completa.  
2. Selezionare un contrassegno per il momento in cui si vuole essere ricordati del messaggio.  

Per impostazione predefinita, sono disponibili le date di inizio, le scadenze e i promemoria del contrassegno seguenti:  

In alternativa, selezionare Personalizzato per creare una data di inizio e una data di scadenza che non vengono visualizzate nell'elenco. Scegliere OK per chiudere la finestra di dialogo.  

Il testo del contrassegno ricevuto dai destinatari viene visualizzato nella barra informazioni.  

Nota: Se si vuole personalizzare il contrassegno specificando le date di inizio e scadenza o modificare la visualizzazione dell'avviso del promemoria, seguire la procedura descritta nella sezione Contrassegno per ricordare all'utente e ai destinatari di eseguire il follow-up. È possibile deselezionare la casella di controllo Contrassegna per i destinatari per personalizzare i contrassegni visualizzati solo dall'utente.  

Contrassegna per ricordare a te e ai destinatari di eseguire il follow-up  

Per contrassegnare un nuovo messaggio sia per l'utente che per i destinatari, eseguire le operazioni seguenti:  

1. Nel gruppo Contrassegni della scheda Messaggio selezionare Completa e quindi Aggiungi promemoria.  

2. Selezionare Contrassegna per Destinatari.  

Per inviare un contrassegno senza un avviso promemoria, deselezionare la casella di controllo Promemoria.  

3. Selezionare la casella di controllo Contrassegna per me e, se si vuole, la casella di controllo Promemoria.  

4. È possibile specificare una data di inizio e una scadenza per il contrassegno per l'utente corrente.  

5. Nell'elenco Contrassegna a selezionare il testo del contrassegno da visualizzare. È anche possibile digitare testo personalizzato nella casella e quindi premere INVIO.  

Nota: Non è possibile modificare il testo del contrassegno o impostare la data di inizio e la data di scadenza se si usa un account di posta elettronica IMAP.  

6. Se la casella di controllo Promemoria per Contrassegna per me o Contrassegna per i destinatari è selezionata, specificare un'ora per un promemoria.  

7. Seleziona OK.  

Il testo del contrassegno viene visualizzato nella barra informazioni.  

Rimuovere il contrassegno  

Il contrassegno viene visualizzato nell'elenco dei messaggi e nel messaggio.  

1. Nell'elenco dei messaggi fare clic con il pulsante destro del mouse sul contrassegno del messaggio.  
2. Fare clic su Cancella contrassegno Attività.  

Se il messaggio è aperto nella relativa finestra, fare clic su > Completa >Cancella contrassegno.  

Quando si rimuove il contrassegno, viene eliminato anche il promemoria.  

Rimuovere il promemoria  

I promemoria sono avvisi popup che vengono visualizzati quando è necessaria un'azione.  

1. Nell'elenco dei messaggi fare clic con il pulsante destro del mouse sul contrassegno del messaggio.  
2. Fare clic su Personalizzato.  
3. Deselezionare la casella Promemoria .  

Se il messaggio è aperto nella relativa finestra, fare clic su Messaggio >Completa > Personalizzato e quindi deselezionare la casella Promemoria .  

Trovare risposte ai messaggi contrassegnati  

Dopo aver inviato un messaggio che usa un contrassegno, è possibile cercare le risposte.  

Nota:  Per impostazione predefinita, i messaggi inviati vengono salvati nella cartella Posta inviata. Se si usa un account microsoft Exchange e si spostano gli elementi inviati in un file di dati di Outlook (pst) manualmente o con l'archiviazione automatica, questa caratteristica non è disponibile.  

1. Eseguire una delle operazioni seguenti:  

• Aprire il messaggio originale nella cartella Posta inviata.  
• Aprire il messaggio inviato contrassegnato nella barra To-Do messaggi.  
• Aprire un messaggio che è una risposta al messaggio originale, selezionare la barra informazioni e quindi selezionare Apri messaggio contrassegnato originale.  

   2. Selezionare la barra informazioni e quindi selezionare Trova messaggi correlati.  

Viene visualizzata la finestra di dialogo Ricerca avanzata e viene avviata una ricerca per i messaggi che sono una risposta al messaggio contrassegnato.  

Verifica dei messaggi completati  

Quando si rimuove o si cancella un promemoria o un contrassegno, si perde l'indicazione che il messaggio è sempre stato un'attività. Se si vuole che un indicatore abbia completato l'azione richiesta per un messaggio contrassegnato, contrassegnarlo come completato. Il contrassegno diventa un segno di spunta. In Attività è possibile modificare la visualizzazione per visualizzare tutti gli elementi completati (fino a quando l'elemento non viene eliminato).  

1. Nell'elenco dei messaggi fare clic sul messaggio.  
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul contrassegno.  
3. Fare clic su Segna come completata.  

Interrompere il monitoraggio di una conversazione di posta elettronica  

Quando la verifica di un messaggio non è più richiesta, è possibile deselezionare il contrassegno sul messaggio.  

Eseguire una delle operazioni seguenti:  

• È stato aggiunto un contrassegno a un messaggio che non è stato inviato, ma ora si vuole rimuovere il contrassegno      

1. Nel gruppo Contrassegni della scheda Messaggio della bozza del messaggio selezionare Completa.  
2. Selezionare Cancella contrassegno.  

• È stato inviato un messaggio che usa un contrassegno per se stessi o per altri utenti, ma ora si vuole rimuovere il contrassegno      
• Eseguire una delle operazioni seguenti:  

1. Eliminare il messaggio contrassegnato nella barra To-Do messaggi.  

Il messaggio verrà eliminato anche nelle cartelle di Posta.    

   2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio in Outlook e quindi scegliere Segna come completato o Cancella contrassegno.  

Nota:  I destinatari del messaggio continuano a visualizzare il contrassegno. Quando si rimuove un contrassegno, questo influisce solo sugli elementi visualizzati.  

• Viene visualizzato un promemoria del contrassegno e si vuole rimuovere il contrassegno      

1. Quando viene visualizzato l'avviso del promemoria, fare clic con il pulsante destro del mouse su di esso e quindi scegliere Segna come completata o Cancella contrassegno.  

Differenze tra Segna come completare e Cancella contrassegno  

Contrassegna come completato     L'elemento rimane contrassegnato con un contrassegno di follow-up, ma viene visualizzato con un barrato. Se la barra To-Do o Attività è configurata in modo da visualizzare tutte le attività e le attività indipendentemente dal fatto che siano completate o meno, il messaggio viene visualizzato finché non viene eliminato dalle cartelle di Posta.  

Cancella contrassegno     Il contrassegno viene rimosso dal messaggio e non è presente alcun record del messaggio visualizzato nelle visualizzazioni, ad esempio la barra To-Do attività.  

Se si vuole tenere traccia degli elementi completati, usare Contrassegna come completata. Tuttavia, non appena si elimina il messaggio, l'elemento scompare completamente da tutte Outlook visualizzazioni.  

• Arriva una risposta a un messaggio contrassegnato e si vuole rimuovere il contrassegno      

1. Nel riquadro di lettura o nel messaggio aperto selezionare la barra informazioni e quindi selezionare Apri messaggio contrassegnato originale.  
2. Nel gruppo Contrassegni della scheda Messaggio selezionare Completa.  
3. Selezionare Cancella contrassegno.  

Contrassegnare un messaggio ricevuto  

È possibile contrassegnare un messaggio ricevuto per ricordarsi di eseguire il follow-up o eseguire azioni in un secondo momento. Per contrassegnare un messaggio ricevuto, eseguire una delle operazioni seguenti:  

• Nell'elenco dei messaggi selezionare la colonna contrassegno accanto al messaggio.  

A meno che non sia stato modificato il contrassegno predefinito, il contrassegno usa la data odierna per la data di inizio e la data di scadenza.  

• Nell'elenco dei messaggi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna contrassegno accanto al messaggio. Selezionare la data di scadenza per l'attività.  

Ad esempio, se si seleziona Settimana successiva, viene impostata una data di inizio del lunedì successivo e una data di scadenza del venerdì successivo. Selezionare Personalizzato per usare una data di inizio e una data di scadenza che non vengono visualizzate nell'elenco.  

Dopo aver selezionato OK, il testo del contrassegno viene visualizzato nella barra informazioni.  

I messaggi contrassegnati vengono visualizzati nella barra To-Do, in Attività e nell'Elenco attività del giorno del calendario.  

Per impostazione predefinita, sono disponibili le opzioni di contrassegno seguenti.