Microsoft 365 senza intoppi: la guida pratica per IT e business

Introduzione

Nel cluster Microsoft 365 / Office le ricerche più frequenti ruotano attorno a prezzi e licenze, OneDrive pieno, nuovo Outlook, gestione password. Negli ultimi 30 giorni emergono richieste in crescita su tornare al vecchio Outlook, spazio OneDrive condiviso, condivisione del calendario, bloccare lo spam, deleghe su shared mailbox.

Questa guida Info/How‑to, pensata per contesti B2B, offre istruzioni chiare e criteri decisionali per amministratori e utenti.

Scarica la lista delle differenze

1) Prezzi e scelte di licenza: come orientarsi (senza impantanarsi)

Quando si parla di “Microsoft 365 prezzi” è utile distinguere:

• Business (Basic/Standard/Premium): per PMI fino a ~300 utenti; bundle semplici, focus su produttività e sicurezza essenziale.
• Enterprise (E3/E5): per esigenze medio‑grandi o avanzate; include Windows Enterprise, Office apps e componenti di sicurezza/gestione identità più articolati (Entra ID, Intune, ecc.).
• Office 365 E‑plans: solo servizi Office/Exchange/SharePoint/Teams (senza Windows e alcuni moduli di sicurezza presenti in “Microsoft 365”).

Checklist decisionale rapida

1. Utenti e scenario: <300 utenti e governance semplice → valutare Business; altrimenti Enterprise.
2. Sicurezza/compliance: minacce avanzate, DLP, eDiscovery, risk management → guardare E5 o add‑on specifici.
3. Telefonia/riunioni: esigenze di audioconferenza/telefonia cloud → prevedere componenti dedicati.
4. Gestione dispositivi: requirement di gestione e hardening endpoint → includere Intune e policy.
5. Budget e TCO: confrontare canone vs riduzione rischi/tempi (incidenti, audit, gestione).

Suggerimento: costruisci una matrice “ruoli ↔ funzionalità” (es. front‑office, power user, dirigenza) e assegna piani/licenze mirate invece di un “one‑size‑fits‑all”.

2) Differenza tra E3 ed E5 (Microsoft 365 / Office) — senza marketing, solo sostanza

Regola pratica

• E3 → copre produttività e sicurezza “baseline” per la maggioranza degli utenti.
• E5 → per organizzazioni regolamentate o con rischio elevato che richiedono protezioni e controlli avanzati.
• Dove serve, valuta add‑on mirati (sicurezza, conformità, telefonia) invece di passare in massa a E5.

3) OneDrive pieno: diagnosi e rimedi efficaci

Capire cosa occupa spazio

1. Apri OneDrive sul web e vai a Impostazioni → Archiviazione per vedere i file più grandi e l’uso per cartella.
2. Verifica il Cestino (prima e seconda fase): finché i file restano lì contano sul totale.
3. Controlla le versioni dei file: molte versioni di documenti pesanti consumano spazio.
4. Occhio a migrazioni o Known Folder Move: possibili duplicati o cache inutili.

Liberare spazio in modo sicuro

• Svuota il Cestino (entrambe le fasi).
• Elimina o archivia file voluminosi poco usati; riduci versioni eccessive (mantieni, ad esempio, 25‑50 versioni per documenti critici, meno per il resto).
• Sposta contenuti “di team” in SharePoint (vedi sezione successiva) invece di tenerli nel OneDrive personale.
• Files On‑Demand su Windows/macOS: marca file come “solo online” per liberare spazio locale (non cambia la quota cloud, ma aiuta i device).

Best practice amministrative

• Definisci quote e criteri di retention coerenti.
• Educa gli utenti su versioning e cartelle condivise (chi è il proprietario? vedi punto seguente).
• Automatizza archiviazioni periodiche con flussi.

4) Spazio OneDrive condiviso: cosa “pesa” davvero

• Se condividi una cartella dal tuo OneDrive, lo spazio lo consumi tu (proprietario). I collaboratori non “pagano” quota nella loro.
• Per contenuti di team/reparto usa una libreria SharePoint (o un gruppo di Microsoft 365) e, se serve visibilità personale, “Aggiungi collegamento a OneDrive” (shortcut) al posto di copiare i file.
• Evita di duplicare librerie “per comodità”: meglio un’unica fonte con permessi corretti.

5) Nuovo Outlook vs vecchio Outlook: passare avanti… o tornare indietro

Per gli utenti

• In Outlook classico per Windows è presente un interruttore “Nuovo Outlook” nell’angolo in alto: attivalo per provare la nuova esperienza o disattivalo per tornare al classico.
• Nel Nuovo Outlook per Windows: Impostazioni → cerca l’opzione per tornare alla versione precedente (se disponibile nel tenant).

Per gli amministratori

• La possibilità di tornare al classico può essere limitata da criteri. Valuta:
  • distribuzione controllata e pilots;
  • policy che abilitano/disabilitano il nuovo client;
  • comunicazione e formazione sugli impatti (componenti mancanti/nuove funzionalità).

Suggerimento: mappa dipendenze (componenti COM, archivi PST, plug‑in) prima di migrare in massa.

6) Cambiare la password Microsoft 365

Utenti (self‑service)

1. Vai al portale del tuo account.
2. Sezione Sicurezza → Password → imposta la nuova password rispettando i criteri del tenant.
3. Se abilitato, usa SSPR (recupero self‑service) verificando email/telefono/app di autenticazione.

Windows aziendale connesso ad Entra ID

• Premi Ctrl+Alt+Canc → Modifica password. La modifica si sincronizza con Microsoft 365.

IT

• Applica MFA ovunque; imposta criteri di scadenza solo se richiesto dalle policy interne (meglio password robuste + MFA che rotazioni troppo frequenti).

7) Condividere il calendario in Outlook

Livelli di permesso tipici

• Solo disponibilità (free/busy)
• Dettagli limitati (soggetto/luogo)
• Tutti i dettagli
• Editor (può modificare)
• Delegato (gestisce inviti e risponde per tuo conto)

Dove farlo

• Outlook per Windows/Mac: Calendario → Condividi → seleziona la persona → scegli il livello.
• Outlook sul web: Calendario → Condividi → aggiungi destinatari → livello.

Nota: per condivisioni con esterni servono criteri abilitati a livello di organizzazione.

8) Bloccare lo spam su Outlook (utente & IT)

Utente

• Segnala messaggi come Junk/Phishing: addestra i filtri.
• Blocca mittente e crea regole per casi ricorrenti (newsletter, domini specifici).
• Usa l’elenco Mittenti attendibili per evitare falsi positivi.

IT

• Definisci citerie antispam/antiphishing nel portale di sicurezza (EOP/Defender).
• Applica SPF, DKIM, DMARC al dominio: riduce spoofing e migliora deliverability.
• Monitora quarantena e rapporti; abilita la funzionalità di User‑reported phishing per raccogliere segnalazioni.
• Per attacchi mirati, valuta funzionalità avanzate (ispezione URL/allegati, impersonation protection).

9) Deleghe e shared mailbox: come farle funzionare al primo colpo

Concetti chiave

• Shared mailbox: cassetta “di reparto” a cui più persone accedono.
• Permessi principali:
  • Accesso completo (apre e legge)
  • Invia come (invia come l’indirizzo condiviso)
  • Invia per conto di (chi invia è visibile “per conto di”)

Amministratori (Exchange)

1. Crea/individua la shared mailbox.
2. Assegna i permessi necessari ai gruppi o agli utenti (Full Access / Send As / Send on Behalf).
3. Valuta auto‑mapping o aggiunta manuale nel profilo Outlook.

Utenti

• In Outlook: File → Impostazioni account → Aggiungi la cassetta condivisa, oppure attendi l’auto‑mapping.
• Per inviare: scegli il campo Da e seleziona l’indirizzo condiviso (serve il permesso adeguato).

Nota licenze

• Le shared mailbox sotto una certa soglia di archiviazione e senza accesso diretto in genere non richiedono licenza; verifica requisiti del tuo contratto e se usi archiviazione/strumenti avanzati.

Conclusione

Una governance efficace di Microsoft 365 nasce da scelte di licenza consapevoli, policy chiare e procedure semplici per gli utenti.

• Usa E3 come base per la produttività e E5/add‑on quando servono sicurezza/compliance avanzate.
• Mantieni OneDrive snello con versioni e cestini sotto controllo e sposta i contenuti di team su SharePoint.
• Gestisci il passaggio al Nuovo Outlook con pilot e policy.
• Rendi gli utenti autonomi su password, calendari e antispam, mentre l’IT presidia i criteri di sicurezza.
• Progetta deleghe e shared mailbox con permessi corretti per evitare attriti quotidiani.

FAQ (domande rapide e operative)

1) Posso avere prezzi univoci e validi per tutti?

No: variano per piano, durata, area geografica, promozioni e contratti. Definisci prima requisiti e profili d’uso, poi chiedi un’offerta mirata.

2) E3 include la MFA?

La MFA è una funzionalità di identità gestita a livello di tenant; con E3 puoi applicarla ampiamente. Con E5 ottieni controlli aggiuntivi e protezioni più avanzate.

3) Quando ha senso passare da E3 a E5?

Se gestisci dati regolamentati, hai audit/forensics stringenti, subisci attacchi mirati o vuoi centralizzare protezione avanzata e compliance con strumenti nativi.

4) OneDrive è pieno ma ho svuotato il Cestino: perché?

Controlla versioni dei file, condivisioni dove sei proprietario, e second‑stage recycle bin. Valuta lo spostamento su SharePoint.

5) Le cartelle condivise da OneDrive occupano spazio anche agli altri?

No: consumano solo la quota del proprietario.

6) Quanto restano i file nel Cestino OneDrive?

In genere fino a circa tre mesi complessivi (prima e seconda fase), salvo policy diverse dell’organizzazione.

7) Non vedo l’opzione per tornare al vecchio Outlook: è un bug?

Probabilmente è una scelta amministrativa. Chiedi al reparto IT se esiste un criterio che forza l’uso del nuovo client.

8) Le shared mailbox hanno bisogno di licenza?

Dipende dall’uso: senza accesso diretto e sotto soglia di spazio spesso no; abilitando archiviazione/strumenti avanzati o login diretto, in genere sì.

9) Posso condividere il calendario con un partner esterno?

Sì, se l’organizzazione abilita la condivisione esterna; scegli il livello di dettaglio adeguato.

10) Lo spam continua a passare: che fare?

Segnala sempre i messaggi sospetti, verifica SPF/DKIM/DMARC sul dominio, rafforza le policy antiphishing e valuta protezioni avanzate per scenari mirati.