Cambiare visualizzazione del calendario:
È possibile scegliere tra diverse visualizzazioni:
Mese per visualizzare l'intero mese.
Settimana per visualizzare la settimana da lunedì a domenica.
Settimana lavorativa per visualizzare la settimana lavorativa da lunedì a venerdì.
Giorno per visualizzare il giorno corrente.
Cambiare la settimana visualizzata:
Nel calendario mese per mese selezionare la settimana che si vuole visualizzare. I giorni in grassetto indicano un evento pianificato.
Visualizzare calendari diversi:
Per visualizzare calendari diversi affiancati, selezionarne e aprirne uno in Calendari personali.
Tenendo aperti più calendari, selezionare la freccia su ogni calendario per sovrapporli e vedere la disponibilità di ogni utente.
Selezionare Oggi per tornare al giorno corrente.
Accedere rapidamente al calendario:
All'interno di Outlook, passare il puntatore sull'icona Calendario per aprire una visualizzazione rapida del calendario e degli eventi pianificati per la giornata.
Gestione appuntamenti e riunioni:
Nel calendario, gli appuntamenti sono solo per te, le riunioni sono per invitare le persone.
Per una riunione, selezionare Nuova riunione.
Aggiungere persone nel campo A, quindi immettere un oggetto e la posizione.
Selezionare un'ora di inizio e un'ora di fine. Oppure, selezionare Assistente Pianificazione per controllare la disponibilità dei partecipanti e selezionare un orario.
Selezionare Riunione di Teams per avere una riunione online.
Aggiungere le note o un'agenda.
Al termine, selezionare Invia.
Nota: Selezione automatica seleziona il successivo orario libero disponibile per i partecipanti e la posizione.
Creare una riunione online:
Seleziona Nuovi elementi > Riunione.
Selezionare Riunione Teams per fare in modo che sia online.
Aggiungi i partecipanti e il nome della riunione.
Scrivi l'ordine del giorno sopra la riga.
Nota: Non modificare le informazioni sotto la riga.
Verificare la pianificazione:
Per vedere quando tutti sono liberi, seleziona Pianificazione.
Scegli un orario in cui sono tutti disponibili.
Inviare l'invito:
Quando tutto è pronto per inviare l'invito alla riunione, seleziona Invia.
Condividere il calendario:
Selezionare Calendario > Condividi calendario.
Scegliere un calendario da condividere.
Selezionare Aggiungi, scegliere la persona con cui condividere il calendario, quindi selezionare Aggiungi.
Selezionare OK. A questo punto le persone aggiunte verranno visualizzate con un livello di autorizzazione predefinito.
Scegliere un nome, selezionare il livello di accesso da assegnare e selezionare OK.
Aprire un calendario condiviso:
Aprire un messaggio di posta elettronica con un calendario condiviso e selezionare Accetta.
Selezionare Calendario > Calendari condivisi per visualizzare un calendario condiviso.
Scegliere un calendario da aprire.
Selezionare Visualizza sovrapposti per sovrapporre il calendario condiviso sul proprio.
Aggiungere calendari Internet:
Sarà necessario trovare un collegamento. In Google Calendar, selezionare Opzioni > Impostazioni e condivisione.
Scorrere verso il basso fino a Integra calendario e copiare l'URL Indirizzo segreto in formato iCal URL.
Aprire il Calendario di Outlook, selezionare Aggiungi > Da Internet.
Incollare l'URL del calendario Internet e scegliere OK.
Outlook chiede se si vuole aggiungere questo calendario e sottoscrivere gli aggiornamenti. Selezionare Sì.
Gli elementi del calendario verranno visualizzati e sincronizzati. Qualsiasi calendario può essere attivato/disattivato nel riquadro delle cartelle. Selezionare la freccia per sovrapporre il calendario, se lo si desidera.
Importare un file con estensione ICS o VCS:
In Outlook, selezionare File > Apri ed esporta > Importa/esporta.
Nel riquadro Importazione/Esportazione guidata, selezionare Importa un iCalendar (ICS)o un file vCalendar (VCS), quindi Avanti.
Selezionare il file di calendario dal PC e selezionare OK.
Selezionare Apri come Nuovo. Gli elementi vengono automaticamente importati nel calendario.
Eseguire ricerche nel calendario:
Selezionare l’icona Calendario
. Nella casella Cerca, digitare le parole chiave da cercare. Ad esempio
Nell'elenco dei risultati della ricerca le parole chiave sono evidenziate in giallo.
Alla prima ricerca, Outlook limita i risultati a 30 elementi. Se ce ne sono più di 30, scorrere fino in fondo all'elenco e selezionare Altro per visualizzare altri risultati.
Fare doppio clic su un elemento per aprirlo.
- Viene visualizzata una Scheda Cerca, che consente di perfezionare la ricerca con Organizer, Oggetto e Con allegati.
È anche possibile trovare le Ricerche recenti nella barra multifunzione.
Servono altre opzioni? Selezionare l'icona filtro
per altri modi per definire una ricerca. - Selezionare la X nella casella Cerca per chiudere la ricerca e tornare alla visualizzazione precedente.
Per restringere la ricerca, digitare altre parole chiave nella casella di ricerca oppure provare una delle opzioni seguenti:
Usare le virgolette per le frasi:
Nella casella di ricerca digitare due o più parole chiave di ricerca racchiuse tra virgolette (ad esempio "revisione del team").
I risultati della ricerca includeranno solo gli elementi che contengono revisione del team come frase, escludendo gli elementi che contengono solo team o solo revisione.
Usare E, O e NON:
Nella casella di ricerca includere E, O o NON tra le parole chiave.
E cerca le voci che contengono entrambe le parole chiave.
O cerca le voci che contengono una delle due parole chiave.
NON cerca le voci che contengono la prima parola chiave, ma non la seconda.
Aggiungere o aggiornare i promemoria:
Nota: Selezione automatica seleziona il successivo orario libero disponibile per i partecipanti e la posizione.
Selezionare Nuovo appuntamento, Nuova riunione, o aprire un appuntamento facendo doppio clic sull'evento.
Selezionare l'elenco a discesa Promemoria e specificare quanto tempo prima dell'appuntamento si vuole ricevere il promemoria. Il tempo predefinito è 15 minuti. Altrimenti, selezionare Nessuno se non è necessario impostare un promemoria.
Se si tratta di un nuovo appuntamento, compilare i campi Oggetto e Luogo e aggiungere una breve descrizione.
Scegliere Salva e chiudi per completare la procedura.
Aggiungere una categoria colore:
Le categorie sono visibili per l'utente solo per raggruppare messaggi, attività, contatti o eventi del calendario simili.
Nota: Se si tratta di un evento ricorrente, scegliere la serie a cui aggiungere una categoria colore.
Selezionare Nuovo appuntamento, Nuova riunione, o aprire un appuntamento già esistente facendo doppio clic sull'evento.
Selezionare Categorizza e comparirà uno dei colori.
Se si usa quel colore per la prima volta, verrà chiesto di rinominarlo.
Dopo aver scelto una categoria, nella parte superiore della finestra dell'evento verrà visualizzata una barra colorata.
Rinominare o creare nuove categorie colore:
Seleziona qualsiasi appuntamento o riunione.
Seleziona Categorizza > Tutte le categorie.
Nella finestra Categorie a colori è possibile scegliere:
Nuova: per creare una nuova categoria.
Rinomina: per rinominare una categoria esistente.
Elimina: per eliminare una categoria.
Colore: per cambiare il colore di una categoria esistente.
Tasto di scelta rapida: per scegliere una combinazione di tasti per la categoria.
Le stesse categorie possono essere usate anche per Persone, Posta e Attività in Outlook.