Introduzione al Calendario di Outlook

Il calendario è il componente del calendario e della pianificazione Outlook completamente integrato con posta elettronica, contatti e altre caratteristiche. 

Come si scrive in un blocco appunti, è possibile fare clic su qualsiasi intervallo di tempo nel calendario Outlook e iniziare a digitare. Con il Calendario è possibile creare appuntamenti ed eventi, organizzare riunioni, visualizzare pianificazioni di gruppo e molto altro ancora. 

• Creare appuntamenti ed eventi      

Fare clic su un intervallo di tempo qualsiasi Outlook calendario e iniziare a digitare per creare l'appuntamento o l'evento. È possibile scegliere di fare in modo che un suono o un messaggio ricordi appuntamenti, riunioni ed eventi ed è possibile colorare gli elementi per un'identificazione rapida. 

• Organizzare riunioni     

Selezionare un'ora nel Calendario, creare una convocazione riunione e selezionare le persone da invitare. Outlook consente di trovare la prima ora in cui tutti gli invitati sono gratuiti. Quando si invia la convocazione di riunione tramite posta elettronica, gli invitati ricevono la richiesta nella posta in arrivo. Quando gli invitati aprono la richiesta, possono accettare, accettare provvisoriamente o rifiutare la riunione facendo clic su un singolo pulsante. Se la richiesta è in conflitto con un elemento nel Calendario degli invitati, Outlook una notifica. Se l'organizzatore della riunione lo consente, gli invitati possono proporre un orario alternativo per la riunione. L'organizzatore può tenere traccia di chi accetta o rifiuta la richiesta o chi propone un altro orario per la riunione aprendo la richiesta. 

• Visualizzare le pianificazioni di gruppo     

È possibile creare calendari che mostrano le pianificazioni di un gruppo di persone o risorse. Ad esempio, è possibile visualizzare le pianificazioni di tutte le persone del reparto o di tutte le risorse, ad esempio le sale riunioni, nell'edificio. In questo modo è possibile pianificare rapidamente le riunioni. 

• Visualizzare i calendari affiancati     

È possibile visualizzare affiancati più calendari creati dall'utente e anche i calendari condivisi da altri Outlook utenti. Ad esempio, è possibile creare un calendario separato per gli appuntamenti personali e visualizzare sia i calendari di lavoro che i calendari personali affiancati. 

È anche possibile copiare o spostare appuntamenti tra i calendari visualizzati. Usare il riquadro di spostamento per condividere rapidamente il proprio calendario e aprire altri calendari condivisi. A seconda delle autorizzazioni concesse dal proprietario di un calendario, è possibile creare o appuntamenti in calendari condivisi. 

• Visualizzare i calendari uno sopra l'altro in visualizzazione sovrapposta      

È possibile usare la visualizzazione sovrapposta per visualizzare più calendari creati dall'utente e anche calendari condivisi da altri Outlook utenti. Ad esempio, è possibile creare un calendario separato per gli appuntamenti personali e sovrapporre i calendari di lavoro e personali per vedere rapidamente dove si verificano conflitti o tempo libero. 

• Collegamento a calendari nei siti di Microsoft SharePoint     

Se si ha accesso a un sito SharePoint, è possibile visualizzare gli elenchi di eventi di quel sito nel calendario Outlook calendario. È possibile modificare l'elenco in Outlook, anche quando si lavora offline. Le modifiche vengono sincronizzate automaticamente quando ci si connette di nuovo a Internet. È anche possibile visualizzare i calendari di SharePoint affiancati ad altri calendari personali o condivisi. 

• Inviare calendari a chiunque tramite posta elettronica     

È possibile inviare il calendario a un destinatario di posta elettronica come calendario Internet, ma mantenere il controllo sulla quantità di informazioni condivise. Le informazioni del calendario vengono visualizzate nel corpo del messaggio di posta elettronica come allegato del calendario Internet che il destinatario può aprire in Outlook. 

• Sottoscrivere i calendari Internet     

Gli abbonamenti al calendario Internet sono simili ai calendari Internet, con la differenza che il calendario scaricato viene sincronizzato regolarmente con il calendario Internet e aggiornato. 

• Gestire il calendario di un altro utente     

Con la caratteristica Accesso delegato, una persona può usare la propria copia di Outlook per gestire facilmente il calendario di un'altra persona. Ad esempio, un assistente amministrativo può gestire il calendario di un responsabile. Quando il responsabile designa l'assistente come delegato, l'assistente può creare, spostare o eliminare appuntamenti e organizzare le riunioni per conto del responsabile.