Pianificare una riunione con registrazione in Microsoft Teams

Pianificare una riunione con registrazione in Microsoft Teams 

Invece di inviare inviti alle riunioni che contengono un collegamento Partecipa a riunione, è possibile pubblicizzare la riunione e richiedere la registrazione dei partecipanti. Verrà visualizzata una rete più ampia per i partecipanti, che consentirà ai partecipanti di fornire informazioni importanti sui loro interessi. 

  • Informazioni sulle riunioni con registrazione 

Nelle riunioni con registrazione, l'organizzatore e i relatori hanno un controllo maggiore rispetto a una normale riunione. Per impostazione predefinita, i partecipanti: 

  • Attendere nella sala d'attesa finché l'organizzatore o un relatore non li consente di partecipare alla riunione. 
  • Non è possibile condividere contenuto. 

Se la riunione è aperta al pubblico, l'audio dei partecipanti viene disattivato e il loro video è disattivato quando accedono. 

I relatori possono usare i sondaggi durante la riunione per coinvolgere il pubblico e raccogliere informazioni. 

Nota: Attualmente le riunioni del canale e le riunioni ricorrenti non supportano la registrazione dei partecipanti. 

  • Pianificare la riunione 
  1. Nel calendario di Teams selezionare Nuova riunione. 
     
     
  2. Nella pagina Nuova riunione seleziona Richiedi registrazione e quindi Per le persone dell'organizzazione o Per tutti (per una riunione aperta al pubblico). 
     
     

Note:  

  • Se l'opzione Richiedi registrazione non è visualizzata, contattare l'amministratore IT. 
  • Se si vuole pianificare una riunione pubblica ma l'opzione Per tutti non è visualizzata, contattare l'amministratore IT. 

   3. Nella pagina Nuova riunione immettere un titolo per la riunione, la data, l'ora di inizio e di fine e una descrizione. 
 
Le informazioni immesse in questa pagina sono destinate solo ai relatori della riunione, che non saranno visibili ai partecipanti. Se si vuole, è possibile impostare un'ora di inizio diversa per i partecipanti alla riunione in modo da avere il tempo di prepararsi con i relatori prima che i partecipanti parteciperanno.  

Nota: È consigliabile impostare i criteri della riunione in modo che i partecipanti attendano nella sala d'attesa in modo che il relatore o il relatore possa consentire loro di partecipare alla riunione quando si è pronti.  

  • Personalizzare il modulo di registrazione 

I potenziali partecipanti alla riunione ricevono questo modulo quando selezionano il collegamento per la registrazione della riunione. Lo compilano e lo inviano per ricevere il collegamento Partecipa per la riunione. 

  • Per iniziare, seleziona Visualizza modulo di registrazione. 
     
     
  • Aggiungere un'immagine personalizzata (facoltativa) 

È possibile aggiungere uno striscione o un'altra immagine nella parte superiore del modulo di registrazione del partecipante. 

  1. Selezionare Aggiungi un'immagine nella parte superiore della pagina. 
  2. Seleziona Carica un'immagine, individua e seleziona l'immagine che vuoi usare e seleziona Fatto. 
  3. Selezionare di nuovo Fatto. 

Per rimuovere l'immagine, selezionare la X nell'angolo in alto a destra della pagina. 

  • Immettere i dettagli di base della riunione per i partecipanti 
  • Immettere il titolo, la data, l'ora di inizio e di fine e la descrizione della riunione. È anche possibile elencare gli altoparlanti, insieme alle relative biografie. 
     
    Le informazioni immesse in questa pagina sono destinate ai partecipanti alla riunione. Se si vuole, è possibile impostare un'ora di inizio diversa per i relatori della riunione in modo da avere il tempo di prepararsi con i relatori prima che i partecipanti parteciperanno. 
     
     
     
     
  • Scegliere altri campi 

Il modulo che i partecipanti completeranno include tre campi obbligatori: Nome, Cognome e E-mail. Decidi tu il resto. 

  1. In Registrati per questo evento seleziona Aggiungi campo per visualizzare un elenco di campi comunemente richiesti. 
     
     
  2. Per aggiungere uno dei campi elencati, selezionarlo. 
  3. Quando il campo viene visualizzato nel modulo, selezionare la casella Obbligatorio se si vuole obbligare i partecipanti a fornire tali informazioni. Non potranno registrarsi alla riunione se lasciano vuota la riga. 
     
     
  4. Ripetere i passaggi da 1 a 3 in base alle esigenze. Per eliminare un campo, selezionare la X a destra. 
  • Creare campi personalizzati 

È possibile richiedere qualsiasi informazione aggiuntiva, ad esempio in relazione agli obiettivi di marketing della riunione o per pianificare la sessione di formazione. 

  1. Seleziona Aggiungi campo > domanda personalizzata e indica se il partecipante immetterà le informazioni nel questionario (seleziona Input) o sceglierà una delle opzioni disponibili (seleziona Scelta). 
     
     
  2. Se si è scelto Input, immettere la domanda nel campo in Domanda personalizzata. 
     
     
  3. Se si è scelto Scelta, immettere la domanda in Domanda personalizzata, selezionare Aggiungi opzione fino a ottenere il numero di scelte da specificare e quindi immettere le opzioni. 
     
     
  4. Per visualizzare in anteprima il modulo di registrazione, seleziona Visualizza nel browser in alto a destra nella pagina. 
  5. Al termine, fai clic su Salva. 
  6. Per chiudere la maschera, selezionare la X nell'angolo in alto a destra. 

Nota: Il modulo di registrazione viene creato come modulo Web nel sito personale dell'organizzatore in SharePoint. I registranti inseriranno i dati di registrazione tramite una connessione crittografata con TLS tra il browser e il servizio SharePoint. Quando un registrante invia una registrazione, SharePoint archivia i dati, crittografati, direttamente nella posizione di archiviazione dei dati di SharePoint dell'organizzazione come elenco nel sito personale dell'organizzatore. 
Gli organizzatori possono rispondere alle richieste dei registranti di esercitare i diritti degli interessati accedendo direttamente ai loro elenchi di registrazione in SharePoint. Gli amministratori possono usare le linee guida del DSR fornite in Office 365 richieste dell’interessato per il GDPR e il CCPA. 

  • Inviare l'invito 

Dopo aver completato le informazioni di base sia per i relatori che per i partecipanti, aggiunto eventuali altri relatori e personalizzato il modulo di registrazione, inviare l'invito. 

Importante: È necessario eseguire questa operazione anche se si è l'unico relatore. 

  • Selezionare Invia nell'angolo in alto a destra della pagina. 

I relatori riceveranno l'invito. 

Il link di registrazione diventerà attivo in modo che i potenziali partecipanti possano registrarsi. 

  • Pubblicizzare la riunione 

Creare entusiasmo e raccogliere un pubblico per la riunione condividendo i dettagli e il collegamento di registrazione con i potenziali partecipanti. È consigliabile pubblicizzare l'evento tramite social media, siti Web, posta elettronica, chat e così via. Il collegamento diventa attivo dopo l'invio dell'invito alla riunione. 

  • Copiare il collegamento per la registrazione 
  1. Fare doppio clic sull'evento della riunione nel calendario. 
  2. Seleziona Copia collegamento di registrazione nella parte superiore della pagina. 
     
     

Nota: È anche possibile copiare il collegamento dal modulo di registrazione. 

Ora è possibile incollare il collegamento negli annunci e nei messaggi. 

  • Visualizza il report di registrazione 

Dopo aver inviato l'invito alla riunione e aver visualizzato la riunione, tenere traccia di chi si è registrato e cosa ha immesso nel modulo di registrazione. 

  1. Nel calendario fare doppio clic sulla riunione. 
  2. Seleziona il pulsante Registrazione per scaricare il report. 
     
     
  • Aggiungere relatori dopo l'invio dell'invito 

Quando si aggiungono relatori alla riunione dopo aver inviato l'invito, è necessario concedere loro l'autorizzazione per la presentazione. A tale scopo, modificare l'opzione di una riunione prima della riunione o modificarne il ruolo durante la riunione. 

Nota: Per aggiungere un relatore esterno (guest), seguire la seconda procedura. 

  • Per aggiungere un relatore prima della riunione: 
  1. Fare doppio clic sull'evento nel calendario. 
  2. Aggiungere il nuovo relatore alla riga Relatori o Relatori facoltativi nell'invito. 
  3. Seleziona Invia aggiornamento nell'angolo in alto a destra dello schermo. 
  4. Fare doppio clic sull'evento nel calendario. 
  5. Accanto a Vai alle opzioni della riunione, selezionare Cambia opzioni. 
     
     
  6. Nella pagina Opzioni riunione, accanto a Chi può presentare?, immettere il nome del relatore aggiuntivo.  
     
       
  7. Selezionare Salva nella parte inferiore della pagina 
  • Per cambiare il ruolo di un utente durante la riunione: 
  1. Invia le informazioni di partecipazione alla riunione alla persona che presenterà. Le informazioni sono disponibili nella parte inferiore dell'evento della riunione nel calendario, in Riunione di Microsoft Teams. 
  2. All'orario della riunione, consentire al relatore di accedere alla riunione. 
  3. Fare clic su Mostra partecipanti nei controlli della riunione per visualizzare un elenco di tutte le persone che partecipano alla riunione. 
  4. Posizionare il puntatore del mouse sul nome della persona di cui si vuole modificare il ruolo e selezionare Altre opzioni > Imposta come relatore. 
  • Modificare i dettagli della riunione e informare i partecipanti 

Per informare i relatori: 

Le modifiche alle informazioni di base sulla riunione (titolo, relatori, data e ora) verranno inviate tramite posta elettronica ai relatori. 

  1. Nel calendario fare doppio clic sull'evento della riunione. 
  2. Apportare le modifiche desiderate. 
  3. Seleziona Invia aggiornamento in alto a destra nella pagina. 

Per informare i partecipanti registrati: 

Le modifiche apportate alla data e all'ora verranno inviate tramite posta elettronica ai partecipanti registrati. 

  1. Nel calendario fare doppio clic sull'evento della riunione. 
  2. Seleziona Personalizza modulo di registrazione. 
  3. Selezionare Modifica nell'angolo in alto a sinistra del modulo. 
  4. Apportare le modifiche desiderate. 
  5. Selezionare Salva nell'angolo in alto a sinistra della maschera. 
  6. Importante: Nella casella Invia aggiornamento? selezionare Invia. 
  • Annullare la riunione 

Verrà inviato un messaggio e-mail di annullamento ai relatori e ai partecipanti registrati. 

  1. Nel calendario fare doppio clic sull'evento della riunione. 
  2. Selezionare Annulla riunione nell'angolo in alto a sinistra della pagina. 
  3. Aggiungere un messaggio di annullamento e selezionare Annulla riunione. 

Nota: I partecipanti possono annullare la registrazione dall'e-mail che contiene il collegamento Partecipa. 

  • Visualizzare il report sulla partecipazione post-riunione 

Dopo la riunione, scaricare il report presenze per vedere chi ha partecipato alla riunione e per quanto tempo. È possibile confrontarlo con il report di registrazione per ottenere un quadro più completo del successo della riunione. 

  1. Nel calendario fare doppio clic sull'evento della riunione. 
  2. Selezionare il pulsante Presenze per scaricare il report. 
     
      

Nascondere i nomi dei partecipanti nelle riunioni e nei webinar di Teams